制度管理
会议室使用管理办法
更新时间:2018年06月12日 18:26 作者: 访问量:

 

会议室使用管理办法

一、制定目的

为充分利用会议室的功能,使会议室的管理和使用更加规范化、合理化,以确保各类会议的正常召开,特制定本规定。

二、管理办法

第一条:会议室是专门用于召开学术报告、会议、培训、组织活动和接待客人的场所,会议室由平台管理员统一管理,负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。本管理办法主要针对逸夫楼B400和B402两个会议室。

第二条:会议室实行提前预约制度。为了避免会议时间发生冲突,相关人员(部门)使用会议室,须提前1天通知平台管理员,填写《会议室使用申请表》,以便统一安排。

第三条:临时召开的紧急会议需用会议室时,要及时向平台管理员提出申请并在会后进行补办相关登记。各部门使用会议室时领取会议室钥匙(可以网上传送电子申请表)。

第四条:各部门申请使用会议室时,需明确使用时间、参加会议人数等,如有需平台管理员协办的事项请提前注明,平台管理员可根据实际情况做好相关工作的的准备工作。如需使用会议室的设备,应提前说明,以便提前准备,确保会议顺利进行。

第五条:如遇会议之间发生冲突,要坚持局部服从整体的原则,学校会议优先于部门会议,部门会议之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。

第六条:使用会议室的部门,必须爱护会议室的设施,保持会议室清洁。会议结束后,相关人员及时整理会议场地,务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原。使用人应进行必要的检查,检查安全(电源),关好窗、空调,投影仪,锁好门等,将钥匙交还平台管理员。如发现设备故障或公务损坏及时报至平台管理员,及时维修,确保其他会议的准时进行。安全责任人为申请者所属处部门。

第七条:会议室使用期间,使用部门或个人自行负责会议的模式安排,人员接待,会议记录等。

第八条:部门应在所预约时间到达会议室,并开始使用。若长时间未到,则会议室使用权由平台管理员另作安排。

第九条:如部门临时取消申请,再需使用时,需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕,若后续时间无其他安排,可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用,超时部门必须离开会议室,终止使用该会议室。

第十条:未经允许,任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品,需得到平台管理员许可。借用完毕后,需及时归还。

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